Από 1/1/2020 η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα είναι υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες. Αυτό σημαίνει ότι τα παραστατικά που εκδίδονται από τους εκδότες προς τους λήπτες, θα πρέπει να γίνονται αποκλειστικά με ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας έτσι ώστε να διαβιβάζονται ηλεκτρονικά και αυτόματα στο σύστημα TAXIS της ΑΑΔΕ με σκοπό να παρακολουθούνται, να διασταυρώνονται και να επαληθεύονται.
Η Primesoft παρέχει πιστοποιημένους εξουσιοδοτημένους τεχνικούς από την ΑΑΔΕ και σας παρέχει άμεση, εξειδικευμένη και πιστοποιημένη τεχνική υποστήριξη σε ταμειακές και φορολογικούς μηχανισμούς.
Τι απαιτεί ο νόμος από μία εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης όπως το PrimeWorks ERP;
Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση θα εξαλειφθεί πλήρως το φαινόμενο της έκδοσης πλαστών τιμολογίων. Δεν θα υπάρχει πλέον δυνατότητα έκδοσης τιμολογίων εν αγνοία του εμφανιζόμενου ως λήπτη ούτε δυνατότητα καταχώρησης τιμολογίου εν αγνοία του εμφανιζόμενου ως εκδότη. Τα χειρόγραφα παραστατικά θα σταματήσουν και θα πρέπει να τηρούνται οι 3 παρακάτω κανόνες…
Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (e-Invoicing) ορίζεται ως η ανταλλαγή ψηφιακών τιμολογίων μεταξύ δύο ή περισσότερων οντοτήτων (επιχειρήσεων, δημοσίου, φυσικών προσώπων) που εμπλέκονται σε μια εμπορική συναλλαγή.
4 τρόποι διασφάλισης αυθεντικότητας παραστατικών
Πολλοί λογιστές έχουν αναφέρει ότι ο φορολογικός μηχανισμός δεν είναι απαραίτητος. Αυτό είναι κάτι το οποίο με τον νόμο N.4308/2014 άρθρο 14 του ΦΕΚ Α’251/24.11.2014 παύει να ισχύει από 1 Ιανουρίου 2020 όπου και ξεκινάει επίσημα η ηλεκτρονική τιμολόγηση με στόχο την εγγύηση της γνησιότητας και της ακεραιότητας των δεδομένων ενός παραστατικού. Πλέον μια εμπορική συναλλαγή πώλησης θα μπορεί να διασφαλίζεται με τους εξής τρόπους…
Συναλλαγές μέσω παρόχου υπηρεσιών πληρωμών
Εκκαθάριση των συναλλαγών πωλήσεων μέσω υπηρεσιών πληρωμών (πχ P.O.S) υπό την εποπτεία της Τράπεζας Ελλάδος, σύμφωνα με το νόμο 3862/2010
Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI)
Όπως αυτή ορίζεται στο άρθρο 2 της σύστασης 1994/820/ΕΚ (Επίσημη εφημερίδα E.K. EL 388/28.12.1994), εφόσον η διαδικασία εγγυάται την γνησιότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων
Χρήση ψηφιακής υπογραφής μέσω φορέα
Έκδοση υπογραφής από εγκεκριμένο φορέα και μηχανισμό δημιουργίας ασφαλών ηλεκτρονικών υπογραφών, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του π.δ 150/2001 (Α’ 125).
Συχνές Ερωτήσεις – Απορίες
Μέχρι την εφαρμογή του νόμου στις 1 Ιανουρίου 2020, γνωρίζουμε ότι θα μαζεύονται όλο και περισσότερες απορίες και ερωτήσεις για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Το άρθρο αυτό θα ενημερώνεται συστηματικά με κάθε νέα οδηγία με σκοπό να απαντήσει τις πιο συχνές ερωτήσεις όπως…
Όχι, ένα PDF ή μία εικόνα ενός τιμολογίου δεν μπορεί να θεωρηθεί ως “ηλεκτρονικό τιμολόγιο”.
Βάση της οδηγίας 2014/55 της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, ο όρος ηλεκτρονικό τιμολόγιο, χαρακτηρίζεται ως «ένα τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή που επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία».
Τα τιμολόγια που συμμορφώνονται με το ευρωπαϊκό πρότυπο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης πρέπει να ακολουθούν πάντα μια τυποποιημένη μορφή, δηλαδή όλα τα δεδομένα του τιμολογίου να αποθηκεύονται σε μορφή δομημένων δεδομένων και να είναι βασισμένα στις κοινά δημοσιευμένες προδιαγραφές EN 16931, UBL, CII, EDIFACT κ.λπ. ώστε να είναι επεξεργάσιμα άμεσα ή έμμεσα από υπολογιστή, ενώ τις περισσότερες φορές δεν είναι δυνατό να είναι αναγνώσιμα από άνθρωπο
Τα ψηφιακά αρχεία εικόνας, τα αρχεία pdf και οι άλλες ψηφιακές μορφές οπτικής απεικόνισης τιμολογίων, απαλλάσσουν τις επιχειρήσεις από το χαρτί και επιτρέπουν τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση των τιμολογίων με πιο αποτελεσματικότρόπο απ’ ότι οι παραδοσιακές μέθοδοι τιμολόγησης. Ωστόσο, οι μορφές αυτές απαιτούν την ανάγνωση του τιμολογίου από άνθρωπο και μόνον, καθώς και τη χειροκίνητη εισαγωγή και επεξεργασία στα συστήματα ERP όπως το PrimeWorks.
Εάν ανήκετε στην κατηγορία των επαγγελμάτων που δεν έχετε υποχρέωση χρήσης Ταμειακή μηχανής για αποδείξεις τότε ναι μπορεί σχεδόν καθημερινά να καταχωρεί απευθείας χειρόγραφα τα τιμολόγια και τις αποδείξεις στην ιστοσελίδα της Διεύθυνσης Υποστήριξης Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών αφού συνδεθεί στην διεύθυνση https://www1.gsis.gr/tameiakes/myweb/esend.php
Όμως αυτό θα σημαίνει ότι θα πρέπει καθημερινά να παίρνει τα αντίγραφα σας και να τα καταχωρεί με το χέρι. Αυτό θα έχει σαν αποτέλεσμα υψηλότερο κόστος των υπηρεσιών του καθώς την πιθανότητα του ανθρώπινου λάθους. Μη ξεχνάτε δε ότι για να διασφαλίζετε την ακεραιότητα και την εγκυρότητα των παραστατικών σας θα πρέπει οι εισπράξεις να γίνονται μόνο μέσω POS ή με καταθέση στην τράπεζα.
Όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, οι τρόποι διασφάλισης της ακεραιότητας ενός παραστατικού έως σήμερα είναι τέσσερις.
Το κύριο πλεονέκτημα του φορολογικού μηχανισμού είναι ότι απαιτεί ένα εφάπαξ κόστος της αγοράς του, σε αντίθεση με τους άλλους τρόπους που απαιτούν είτε κάποιο σταθερό κόστος ανά παραστατικό είτε κάποιο ποσοστό από την αξία πώλησης του κάθε παραστατικού ή ακόμα και πολλές φορές την ενεργή και καλή σύνδεση Internet .
Στην αγορά υπάρχουν 2 τύποι φορολογικών μηχανισμών. Ο τύπος Β και ο τύπος Α. Στην περίπτωση του τύπου Β ο μηχανισμός είναι άμεσα συνδεδεμένος με την εμπορική εφαρμογή που χρησιμοποιείται. Έτσι η άδεια που παίρνετε από την εφορία στο τεχνικό βιβλίο που τον συνοδεύει, αφορά και το μηχανισμό και την εφαρμογή. Αυτό σημαίνει ότι εάν θελήσετε να αλλάξτε εφαρμογή ΠΡΕΠΕΙ να αλλάξτε και τον φορολογικό μηχανισμό. Στα υπέρ αυτής της λύσης είναι η καλύτερη ίσως τιμή και η καλύτερη ολοκλήρωση με την εφαρμογή σας.
Στην περίπτωση του τύπου Α μαζί με την μηχανή έρχεται και ένας Driver ( ένα πρόγραμμα) που είναι υπεύθυνο για την σωστή λειτουργία της μηχανής και που μιλάει με την εφαρμογή σας μέσω μίας ειδική γραμμής ( e – line ) που εκτυπώνεται στο τέλος του παραστατικού. Στο τεχνικό βιβλίο του μηχανισμού αναφέρεται μόνο ο μηχανισμός και ο ειδικός αυτός Driver. ‘Ετσι ώστε εάν στο μέλλον χρειαστεί να αλλάξετε εμπορική εφαρμογή ο μηχανισμός παραμένει όπως έχει χωρίς να χρειαστεί να ξανά αγοράσετε μηχανισμό.
Εμείς έχουμε επιλέξει μέχρι σήμερα να χρησιμοποιούμε φορολογικούς κατηγορίας Α έτσι ώστε να μην δεσμεύουμε τους πελάτες μας και να παραμένουν μαζί μας λόγω της ποιότητας των υπηρεσιών μας.
Πριν το Φ.Ε.Κ 3513/2012 ο φορολογικός μηχανισμός δημιουργούσε 3 αρχεία με την έκδοση του κάθε παραστατικού:
- a.txt
Ένα αρχείο το οποίο περιέχει τα στοιχεία του παραστατικού που εκδόθηκε από το πρόγραμμα τιμολόγησης του πελάτη - b.txt
Περιέχει μία κωδικοποιημένη γραμμή που παράγεται με έναν SHA-1 αλγόριθμο με σκοπό να πιστοποιήσει την μοναδικότητα του a.txt αρχείου και εγγυάται ότι δεν έχει αλλοιωθεί. Είναι η λεγόμενη “σήμανση” του παραστατικού ή αλλιώς Προηγμένη Ασφαλής Ηλεκτρονική Ψηφιακή Σύνοψη (Π.Α.Η.Ψ.Σ) - c.txt
Είναι ένα αρχείο που παράγεται με την έκδοση του Ζ στο τέλος της ημέρας και αφορά το σύνολο των παραστατικών που εκδόθηκαν την συγκεκριμένη μέρα.
Μετά την τροποποίηση του Φ.Ε.Κ στις 31/12/2014, ο φορολογικός μηχανισμός είναι υποχρεωτικό να δημιουργεί 3 επιπλέον αρχεία:
- e.txt
Περιέχει το σύνολο των απαιτούμενων δεδομένων που προβλέπονται για ηλεκτρονική αποστολή ενός παραστατικού, σε βάση δεδομένων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων (Γ.Γ.Π.Σ) του Υπουργείου Οικονομικών. - d.txt
Στο τέλος της ημέρας, η Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ (φορολογικός μηχανισμός) επεξεργάζεται όλες τις Π.Α.Η.Ψ.Σ από τα b.txt αρχεία της ημέρας και την Π.Α.Η.Ψ.Σ του προηγούμενου Ζ και παράγει μία νέα γενική ημερήσια Π.Α.Η.Ψ.Σ όλων αυτών - s.txt
Με την έκδοση του Ζ στο τέλος της ημέρας, δημιουργείται επίσης το αρχείο s.txt όπου περιέχει ως εγγραφές τα δεδομένα των e.txt αρχείων της ημέρας καθώς και τα δεδομένα του αντίστοιχου d.txt αρχείου.
Το όνομα του αρχείου αποτελείται από τους 25 πρώτους χαρακτήρες του αντίστοιχου c.txt αρχείου, το σύμβολο της κάτω παύλας και τέλος ακολουθείται από το λατινικό γράμα ‘s’
Για τα εν λόγω παραπάνω αρχεία, είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι υπεύθυνος φύλαξης των αρχείων αυτών, είναι αποκλειστικά ο κάτοχος της Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ για τουλάχιστον 6 χρόνια, σύμφωνα με την διάταξη του άρθρου 21 του Κ.Β.Σ. Για την διάρκεια αυτή, τα αρχεία πρέπει να είναι άμεσα προσπελάσιμα και αναγνώσιμα σε οποιοδήποτε φορολογικό έλεγχο ζητηθεί από τις αρμόδιες αρχές.
Από 1/1/2020 η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα είναι υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις και τους ελεύθερους επαγγελματίες. Αυτό σημαίνει ότι τα παραστατικά που εκδίδονται από τους εκδότες προς τους λήπτες, θα πρέπει να γίνονται αποκλειστικά με ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας έτσι ώστε να διαβιβάζονται ηλεκτρονικά και αυτόματα στο σύστημα TAXIS της ΑΑΔΕ με σκοπό να παρακολουθούνται, να διασταυρώνονται και να επαληθεύονται.